Les indemnités kilométriques, qu’elles soient destinées aux salariés, aux dirigeants ou aux chefs d’entreprise, nécessitent une comptabilisation spécifique. Il est essentiel de savoir comment traiter ces indemnités kilométriques (IK) dans la comptabilité de l’entreprise pour assurer une gestion financière adéquate. Compta-Facile explique en détail le processus à suivre pour enregistrer correctement ces frais liés aux déplacements professionnels.
Les remboursements kilométriques : un aperçu
Les indemnités kilométriques sont des sommes versées aux employés ou aux dirigeants d’une entreprise pour compenser l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ces déplacements doivent être justifiés et motivés par des raisons strictement liées au travail, excluant ainsi les trajets domicile-travail.
Le calcul des indemnités kilométriques est basé sur un barème publié annuellement par l’administration fiscale. Par exemple, en 2018, le barème pour les automobiles dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue en kilomètres. Il couvre non seulement les frais de carburant, mais aussi les coûts d’entretien, d’assurance et tient compte de l’amortissement du véhicule.
Pour bénéficier de ces indemnités, les employés doivent fournir une note de frais comprenant la date du déplacement, le motif, le lieu de la mission et la puissance fiscale du véhicule utilisé. Les dépenses liées aux stationnements et péages peuvent également être remboursées.
En cas où les frais exposés excèdent 15 000 euros, une déclaration spéciale doit être soumise à l’administration fiscale avec une déclaration de résultats. Les sociétés utiliseront l’imprimé n° 2067 tandis que les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu se référeront à l’annexe n° 2031 ter.
Comptabiliser les remboursements kilométriques : guide pratique
La prise en compte des remboursements kilométriques pour un employé
Pour comptabiliser les indemnités kilométriques dues à un salarié, il faut débiter le compte 6251 « Voyages et déplacements » et créditer le compte 421 « Personnel – rémunérations dues ». Il est important de noter que cet enregistrement est généralement inclus dans les écritures de comptabilisation de la paie et des charges sociales. Cela permet d’assurer une gestion précise des frais liés aux déplacements professionnels des employés.
La gestion comptable des frais kilométriques pour un chef d’entreprise
Pour enregistrer correctement les indemnités kilométriques dues à un dirigeant de société, comme un gérant de SARL/EURL ou un Président de SA/SAS/SASU, voici la méthode à suivre :
– Débitez le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
– Créditez le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ».
Il est à noter que si l’intéressé est associé dans la société et qu’il possède un compte courant, il est possible de créditer ce dernier (compte 455 « Associés – Comptes Courants ») plutôt que le compte 467.
La gestion comptable des remboursements kilométriques pour un dirigeant d’entreprise
La comptabilisation des indemnités kilométriques pour les exploitants d’entreprises individuelles, tels que les chefs d’entreprise, se fait de la manière suivante : le compte 6251 « Voyages et déplacements » est débité, tandis que le compte 108 « Compte de l’exploitant » est crédité. En résumé, ces indemnités kilométriques sont enregistrées en tant que frais de déplacements au débit du compte 6251.