Toute entreprise peut être confrontée à la situation où elle doit rembourser à ses employés des dépenses qu’ils ont engagées dans le cadre de leurs fonctions ou de leur travail. Ce remboursement est soumis à la présentation d’une note de frais, qui fait l’objet d’un traitement particulier en comptabilité.
Dans cet article, nous aborderons en détail la question de la comptabilisation des notes de frais, un sujet essentiel pour toute entité économique.
La gestion des remboursements liés aux déplacements, missions, réceptions et cadeaux
Pour enregistrer les notes de frais des salariés, différentes comptes de la classe 6 sont utilisés en fonction de la nature des dépenses. Par exemple, le compte 6251 « Voyages et déplacements » est destiné aux frais de transport du personnel (train, péage, avion), le compte 6256 « Missions » concerne les déplacements avec d’autres frais associés (nourriture, logement), le compte 6257 « Réceptions » peut être utilisé pour les invitations à des clients au restaurant et le compte 6234 « Cadeaux » englobe les articles offerts à des tiers.
Que ce soit pour un remboursement basé sur les dépenses réelles ou selon un barème forfaitaire tel que les indemnités kilométriques, l’entreprise a la possibilité d’utiliser ces comptes. En cas où une partie du remboursement est soumise à cotisations sociales comme c’est souvent le cas pour les frais de défraiements, il est envisageable d’utiliser le compte 6414 « Indemnités et avantages divers » pour cette fraction taxable tout en gardant la partie exonérée dans les charges par nature.
Les remboursements de frais sont généralement indiqués sur les bulletins de paie des employés concernés. Si ces remboursements ne sont pas assujettis à cotisations sociales, ils apparaissent dans la section « net » du bulletin; s’ils sont soumis aux cotisations sociales, ils figurent dans la section « brut ». Dans tous les cas, l’autre côté du débit d’un compte de la classe 6 serait un compte 421 « Personnel – Rémunérations dues ». Ainsi, l’entreprise versera au salarié son salaire net augmenté des remboursements auxquels il a droit.
Il est important de noter que lorsque l’entreprise doit produire le relevé des frais généraux (formulaire n°2067), elle doit y mentionner tous les remboursements accordés aux dirigeants ou salariés ayant une rémunération élevée.
La prise en charge des frais de déplacement domicile-travail
Lorsqu’un salarié supporte des frais de transports pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, l’employeur est tenu de prendre en charge une partie de ces dépenses. En effet, il doit rembourser 50 % du prix du titre d’abonnement utilisé par le salarié, sur la base des tarifs de la 2ème classe. Ces remboursements doivent être clairement indiqués sur les bulletins de paie des employés.
En matière comptable, ces remboursements liés aux frais de transport domicile-travail doivent être enregistrés au débit du compte 647 « Autres charges sociales ».
Il est également important de noter que le site Le Coin des Entrepreneurs traite dans un article des règles relatives à la gestion des notes de frais.
Thibaut Clermont, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur du site d’information Compta-Facile, aborde divers sujets relatifs à la comptabilité et fournit des explications claires et utiles pour les entrepreneurs et les professionnels soucieux d’une bonne gestion financière.